Что такое инвентаризация и зачем её проводят?

Техническая инвентаризация: что это такое, её виды и порядок проведения

Что такое инвентаризация и зачем её проводят?

Как людям полагается при болях и недомоганиях положено пройти медицинское обследование, так и объектам недвижимости периодически требуется технической инвентаризации. Оценка здания, выявление его ключевых характеристик и особенностей пользования играют важную роль при эксплуатации объекта недвижимости.

Перед тем, как проводить какие-либо строительные мероприятия, рекомендуется позаботиться о проведении технического учета. Но далеко не все знают о такой процедуре, о том, зачем она нужна, и можно ли без нее обойтись.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.  

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 450-39-61. Это быстро и бесплатно!

Что такое технический учет и техническая инвентаризация объектов недвижимости

Техническая инвентаризация недвижимого имущества – это проверка наличия, назначения, состава и состояния, а также проведение замеров здания с целью оформления технического паспорта на него. Иначе говоря, выполняется обследование здания, чтобы определить его характеристики.

Такая процедура, как правило, проводится по следующим причинам:

  • желание владельца проверить состояние имущества;
  • по требованию государственных органов в случае получения лицензии;
  • объект вводится в эксплуатацию после строительных работ или реконструкции.

Все это считается основаниями для обследования недвижимости с привлечением специалистов по инвентаризации.

Проверка касается зданий, построек, различных помещений, недостроенных объектов недвижимости, сооружений, площадок, коммуникаций. Уже в зависимости от исследуемого строения по окончании инвентаризации оформляется тот или иной документ:

  • паспорт технической инвентаризации;
  • план по этажам;
  • справка о технико-экономических показателях (ТЭП);
  • справка о принадлежности к категории недвижимости.

Примечание. Технический учет проводится с применением специальных приборов для измерения с высокой степенью точности. При этом инженеры, отвечающие за инвентаризацию и подготавливающие документацию, обладают надлежащей квалификацией и опытом работы в этой сфере.

Государственные органы обязывают руководителей организаций проводить техническую проверку как движимых, так и недвижимых объектов собственности. Такое требование относится ко всем категориям объектов, невзирая на их форму собственности или назначение.

В ходе инвентаризации обследуются главные конструктивные части здания: стены, перегородки, перекрытия, пол, фундамент, двери, крыши, окна. Кроме того, особому вниманию подвергаются системы, отвечающие за отопление и вентиляцию в помещении.

Инженеры фиксируют и включают в описные материалы и некапитальные постройки — например, летний душ, палатки, теплицы.

Справка. Отсутствие разрешения на строительство не считается причиной отказа на выдачу технического паспорта или готовых стройматериалов.

Основная задача руководителя строительной компании сводится к тому, чтобы создать благоприятные условия для проведения технического обследования недвижимости.

Сформированная инвентаризационная комиссия занимается определением фактического наличия имущества и его параметров. На основании наблюдений комиссии происходит заполнение первичного учетного документа — инвентаризационной описи.

Внимание. Окончательные результаты проведенного инженерного обследования отражаются в хозяйственном учете организации за тот период, в котором ревизия завершилась.

Инвентаризация недвижимости дает право:

  1. Выявить недвижимое имущество, которое претерпело изменения первоначальных показателей.
  2. Проверить, насколько ответственно лица подходят к требованиям по эксплуатации строений.

Виды технической инвентаризации

Распространено ошибочное мнение, что инженерная инвентаризация представляет интерес для органов инвентаризации и учета, которым нужно обновлять собственную базу недвижимости.

На самом деле проверка текущего состояния недвижимости выявляет опасные перепланировки, разрушительно действующие на конструкцию строения. Актуальные данные, содержащиеся в технических документах, идентифицируют конкретную недвижимость.

Благодаря своевременному обследованию здания или помещения и вносимым корректировкам, собственник, как и все остальные стороны сделки, заказывающие справки о недвижимости, получают наиболее достоверные сведения о строении.

Примечание. При заключении договора купли-продажи с недвижимым объектом имущества проводить инженерную инвентаризацию не обязательно. Связано это с тем, что в этом случае не происходит никаких изменений непосредственно с самим зданием или помещением. То есть отсутствует факт строительства (реконструкции).

Выделяют следующие виды технического учета:

  • внеплановый;
  • плановый;
  • первичный.

Внеплановая проверка

Такому обследованию здание подлежит в случае, если оно было подвержено техническим или качественным изменениям. Например, объект учета претерпел перепланировку, реконструкцию, произошло переоборудование. Кроме того, это касается возведения новых построек и разрушения старых (снос), изменения уровня промышленного благоустройства.

Незапланированная инвентаризация зачастую проводится при совершении с объектом учета сделок, которые подлежат государственной регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Может пригодиться:

Как зарегистрировать дом на дачном участке

Как разделить земельный участок на два

Как узаконить самостоятельную перепланировку квартиры

Плановая инвентаризация

Плановая проверка недвижимого объекта включает в себя такие задачи, как:

  • выявление местоположения здания на конкретном участке земли;
  • комплексное обследование помещений с целью проверки их соответствия паспортной документации;
  • корректировка изменений в технических документах на здание в случае несоответствия данных;
  • обновление базы данных;
  • оформление всей необходимой документации для проведения сделок с недвижимостью.

Справка. Не следует игнорировать процедуру технической инвентаризации. Помимо того, что это невыгодно и нерационально, это также рискованно для собственника недвижимости.

В результате плановой инвентаризации актуализируются данные, которые содержатся в техническом паспорте здания на дату проведения такой проверки. Проводят ее один раз в пять лет.

По итогам плановой инвентаризации заказчику выдается новый технический паспорт на строение.

Первичный осмотр

Первичное обследование выполняется, как правило, при появлении нового объекта строительства. Инженер производит обмер всех помещений в здании. Результаты проверки заносятся в технический паспорт недвижимости.

Примечание. Документация об объектах недвижимости (справка, содержащая технико-экономические показатели) в ходе первичного обследования необходима, чтобы впоследствии ввести здание в эксплуатацию.

Объекты технической инвентаризации

Источник: https://101jurist.com/nedvizhimost/dokumenti/tehnicheskaya-inventarizatsiya.html

Проведение инвентаризации имущества, основных средств, кассы | Порядок проведения инвентаризация — Контур.Бухгалтерия

Что такое инвентаризация и зачем её проводят?

Инвентаризация — это проверка состояния имущества и обязательств компании. Материальные ценности часто портятся и разрушаются, недобросовестные сотрудники уносят с работы товары, из-за ошибок в учете документы перестают отражать реальное положение дел. Поэтому компании периодически сверяют данные бухучета и факты. Мы расскажем, как проводить инвентаризацию.

Когда вам придется проводить инвентаризацию?

Федеральный закон №129-ФЗ и Положение по ведению бухучета обязывают проводить инвентаризацию в таких случаях:

  • при ликвидации, реорганизации или преобразовании предприятия;
  • при хищении и порче имущества — немедленно;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • после пожара, потопа или другой чрезвычайной ситуации;
  • если вы продаете, выкупаете имущество или передаете в аренду;
  • перед составлением годовой бухотчетности.
  • Еще инвентаризации проводятся при коллективной и материальной ответственности:
  • если меняется руководитель коллектива или бригадир;
  • из бригады выбывает более половины работников;
  • кто-то из членов коллектива требует инвентаризации.

Зачем проводить добровольные инвентаризации?

Выше мы перечислили строгие показания к инвентаризации. В остальных случаях проверки назначает руководитель предприятия. Он решает, сколько раз и когда проводить инвентаризацию, и закрепляет этот порядок в учетной политике организации.

Кроме плановых инвентаризаций руководство может проводить внезапные проверки. Они помогают застать врасплох небрежных сотрудников.

Такие проверки проводятся у вновь нанятых материально ответственных работников, при образовании запасов сверх нормы, при нарушении правил приемки, хранения, реализации ценностей.

Руководитель составляет план-график внезапных проверок, который хранится у главного бухгалтера.

Когда удобнее проводить плановую инвентаризацию?

Закон разрешает инвентаризировать имущество в любой день. Но удобнее делать это 1 числа нового месяца. На эту дату выводится сальдо по всем счетам бухучета и формируются данные для сличительных ведомостей. Если вы назначите инвентаризацию на другое число, придется рассчитывать промежуточные итоги оборотов и сальдо по счетам.

Что подлежит инвентаризации?

При сплошной инвентаризации мы проверяем наличие всего имущества и обязательств и уточняем правильность их оценки в бухучете. Под проверку попадают:

  • собственное имущество организации;
  • имущество на ответственном хранении;
  • арендуемое имущество;
  • имущество, полученное для переработки;
  • неучтенное имущество;
  • основные средства;
  • нематериальные активы;
  • производственные запасы;
  • финансовые вложения;
  • готовая продукция и товары;
  • прочие запасы и финансовые активы;
  • кредиторская задолженность;
  • займы и резервы;
  • долги, безнадежные к взысканию.

В ходе выборочной инвентаризации проверяется часть имущества. Например, товарно-материальные ценности на конкретном складе.

Зачем создавать инвентаризационную комиссию?

Для проверки ценностей и обязательств руководитель назначает постоянную инвентаризационную комиссию. Она ведет профилактическую работу для лучшей сохранности ценностей, принимает отчеты руководителей отделов по вопросам хранения. Еще комиссия проверяет документальное оформление поступившего имущества, определяет причины при списании имущества, решает, как использовать отходы.

При инвентаризации комиссия проводит проверку, все документирует и контролирует правильность результатов.

При серьезных нарушениях постоянная комиссия проводит повторные сплошные инвентаризации и решает, как быть с недостачами и потерями из-за порчи ценностей.

Если у организации есть филиалы и представительства или она работает на обширной территории, то назначаются рабочие инвентаризационные комиссии. Их состав тоже утверждает приказом руководитель.

Включайте в комиссию специалистов с достаточной квалификацией. В зависимости от профиля предприятия они должны отличить один тип ткани от другого, определить объемы комбикорма в хранилищах и т.п.

Как проводить инвентаризацию?

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств подробно описывают порядок проведения проверки и оформления результатов. Результаты инвентаризации признаются действительными, только если процедура проводится по всем правилам. Обязательные условия:

  • инвентаризация проводится по местонахождению имущества;
  • должны присутствовать материально ответственные лица;
  • должны присутствовать все члены комиссии.

Шаг 1:

Подготовительный этап инвентаризации включает: подготовку приказа об инвентаризации, создание комиссии, определение сроков проверки и виды имущества для проверки, получение от материально ответственных лиц расписок и пр. При внезапных проверках все ценности готовятся к инвентаризации в присутствии комиссии, при плановых проверках — заранее.

Перед проверкой комиссия опломбирует места хранения ценностей с отдельными входами, проверяет исправность всех измерительных приборов. Делаются записи в книгах аналитического учета и выводятся остатки на день инвентаризации. Учитываются последние приходные и расходные документы и отчеты о движении материальных ценностей. Во время проверки прием и отпуск ценностей не производится.

Шаг 2:

Второй этап включает измерение, подсчет имущества и обязательств, составление описей. Измерение и опись делаются в присутствии ответственных лиц.

Инвентаризационные описи и акты — это первичные документы бухучета, они оформляются в двух экземплярах без помарок и подчисток.

Ценности заносятся в описи отдельно по каждому наименованию с указанием всех данных (вид, количество, сорт, артикул и пр.)

Если опись занимает несколько страниц, нумеруем их и скрепляем в правильном порядке. Внизу каждой страницы прописью указываем количество порядковых номеров ценностей и их общее количество в штуках, килограммах, литрах и т.п. На последней странице делаем отметку о проверке всех данных, все ответственные лица и члены комиссии подписывают документ.

Шаг 3:

Третий этап — сравнение описей с данными бухучета, выявление расхождений и их причин, составление сличительных ведомостей.

Передаем в бухгалтерию опись, где ее проверяют на правильность оформления. После этого составляются сличительные ведомости. Суммы недостач и излишков ценностей указываются по их оценке в бухучете.

Потери списываются в пределах норм естественной убыли.

Шаг 4:

Заключительный этап — оформление результатов, приведение данных бухучета в соответствие с результатами инвентаризации, привлечение к ответственности виновных.

Для проведения инвентаризации можно закрывать склады и базы, а также предприятия розничной и оптово-розничной торговли на срок до трех дней.

Ведите бухучет в Контур.Бухгалтерии, начисляйте зарплату и отправляйте отчетность. Первые 14 дней бесплатны для всех новых пользователей.

Источник: https://www.b-kontur.ru/enquiry/363

Вся правда об инвентаризации

Что такое инвентаризация и зачем её проводят?
Инвентаризация — сложное дело. Ведь нужно не только соблюдать предписания официальных документов, но и учитывать «человеческий фактор». Я.В. Соколов, д.э.н.

, профессор, член Методологического совета по бухгалтерскому учету при Минфине России, заслуженный деятель науки РФ, раскрывает особенности современной инвентаризации.

Решение о проведении инвентаризации принимает собственник или от его имени администратор.

Они могут поставить вопрос о подтверждении данных бухгалтерского учета или же выявлении имеющихся ценностей.

В первом случае речь идет о том, что должно быть, во втором, что есть. Когда-то ученые люди говорили о диалектике должного и сущего.

Документы

Инвентаризация предполагает использование разных документов, как уже заполненных, так и специально составляемых. Если инвентаризаторы ищут должное, они весь упор делают на сличительные ведомости. Неслучайно мы можем найти даже в некоторых нормативных документах их отождествление с инвентаризационными описями.

Если же инвентаризаторы ищут сущее, они заполняют инвентаризационную опись, а о сличительной ведомости почти не думают. Во-первых, если на предприятии ведется только стоимостной (суммовой) учет, то все, что надо — это переписать и расценить наличность. В таких случаях может быть только опись, ибо натурального (количественного) учета нет и сравнивать сущее с должным нельзя.

Иное дело, если в бухгалтерии или на складе ведется натуральный (количественный) или натурально-стоимостной (количественно-суммовой) учет. Тогда вопрос о выверке ассортимента проверяемых ценностей выдвигается на первый план.

Зачем делать инвентаризацию?

Работа хлопотливая, нервная. Последствия могут оказаться печальными. А люди должны ее делать. Причин много, но есть одна, иногда важная, — поймать обманщиков. В других случаях инвентаризация легко может превратиться в формальность.

Однако раз уж работа делается, надо, чтобы она получилась хорошо. А это в данном случае означает, что между людьми, заинтересованными в инвентаризации, должна быть разделена ответственность. Эти люди составляют три группы:

  1. те, кого проверяют — материально ответственные лица;
  2. те, кто проверяет — инвентаризаторы;
  3. те, для кого проверяют — это или сами собственники, или администраторы, действующие, как предполагается, но не совсем очевидно, в интересах собственников.

Разберем действия этих трех команд.

Кто принимает решение?

Решение всегда должен принимать собственник. Но если это большая компания, то рядовой собственник плохо понимает, что такое инвентаризация, и зачем ее нужно делать. Реальный собственник, конечно, понимает и требует, чтобы во время аудита была проведена инвентаризация. (Что наши аудиторы часто не делают.)

Администрация большей частью организует инвентаризацию, но весь ее пафос слишком часто направлен на экономию трудовых затрат.

Действующие нормативные документы в определенной мере подыгрывают этому нездоровому желанию.

Чтобы всем было хорошо, а именно: чтобы документы были оформлены правильно, максимально убедительно и главное оперативно, чтобы по каждой позиции в ходе работы результаты были выявлены тут же.

Но это скорее имитация дела, чем дело.

Поскольку у инвентаризационной комиссии уже сразу есть бланк сличительной ведомости с графами учетных и фактических данных, то у нее и у администраторов, ее назначивших, предполагаются две возможности:

  1. официальная — считается, что комиссия заполняет с натуры остатки, а потом бухгалтерия вносит учетные данные и выводит расхождения (недостачи/излишки);
  2. реально спровоцированная — поступают более «рационально»: перед инвентаризацией бухгалтерия заполняет графы учетных остатков, и во время ее проведения к ним просто подставляют то, что кладовщики предъявляют в требуемых количествах. Конечно, в отдельных случаях фиксируют недостачи, но очень редко излишки.

И тут выясняется самое страшное.

Оказывается, можно вообще не делать инвентаризацию, а достаточно в соседней графе продублировать числа учетных данных. И так делают. Все чаще и чаще.

Но те, кто действительно заинтересован в настоящей работе, так поступать не станут. Они заставят инвентаризаторов просто переписать все фактически предъявленное имущество и представят его в инвентаризационной описи.

Бухгалтеры, в свою очередь, в сличительной ведомости проставят учетные данные, к которым потом впишут натурные показатели и выведут остатки.

Только в этом случае собственники могут быть более-менее убеждены, что работа была выполнена приемлемым образом.

Полезный совет

Мудрые инвентаризаторы с опытом работы часто поступают так. Приступая к своему прямому делу, они берут множество мешков и от каждого вида ценностей забирают сколько-то единиц (сколько, не знает никто), складывают их в мешки, которые пломбируют.

В результате никто, ни проверяемые, ни проверяющие, реальных остатков не знают.

После этого самые заинтересованные — работники склада, пересчитывают и переписывают в инвентаризационных описях фактические остатки, но без временно изъятых вещей. В это время бухгалтерия может приступить к заполнению сличительных ведомостей, записывая учетные данные, но эти сведения, пока часть ценностей опломбирована, не могут повлиять на ожидаемый результат.

И только когда натурные остатки будут сняты и дополнены данными из мешков, после снятия пломб, можно будет установить бесспорные точные фактические остатки и сопоставить их со сведениями сличительной ведомости.

Как сделать инвентаризационную работу более легкой и эффективной

Вместо таких авральных работ, которых требует проведение сплошной инвентаризации, возможно более простое решение. Каждый день один из сотрудников бухгалтерии, взяв сведения об учетных остатках, скажем, по трем наименованиям, проведет их сверку с фактическим наличием.

Это дисциплинирует разноску учетных данных и позволяет держать кладовщиков под постоянным контролем.

Инвентаризация и текущий учет

Если для бухгалтерии, так случается, инвентаризация становится несколько формальным мероприятием, то для хозяина, для того, кто следит за своим делом, инвентаризация часто становится будничным делом. Об этом мало кто знает, но те, кому надо знать — это знают.

Возьмем маленький магазин или ресторан. Современная практика показывает, что хозяин на первое число каждого месяца заставляет управляющего или, скажем, повара предоставить инвентаризационную опись натурных остатков в количественном выражении.

Бухгалтерия расценивает остатки по последним покупным ценам и выводит стоимостной остаток. (Это означает, что оценка остатка делается по методике ФИФО.)

Хозяин, понимая дело, устанавливает тождество не рубль в рубль, а интуитивно оценивает убедительность своих ожиданий с той стоимостной величиной остатка, которую ему представили. И если возникают недостачи, то он, хозяин, принимает их или нет на свой счет по своему усмотрению.

При этом хозяин исходит из того, что злоупотребление подотчетного лица имело место, но в пределах допустимого. Если же речь идет о потерях сверх ожиданий или, как говорил когда-то проф. Н.С. Помазков, о сверхъестественной убыли, то подотчетное лицо увольняется.

Это живая инвентаризация. О таких не пишут в инструкциях, но можно прочесть в нашем журнале.

Годовая инвентаризация

С тех пор, как появилась обязательная отчетность, возникло требование: реальность годового баланса должна быть подтверждена годовой инвентаризацией. Сейчас она предписана приказом Минфина от 13.06.

1995 № 49, который требует, чтобы годовая инвентаризация была проведена не ранее 1 октября, то есть в течение последнего квартала до завершения отчетного года.

Но приказ не оговаривает, идет ли речь о том, что инвентаризацию нужно проводить по всей фирме на один фиксируемый момент, или же ее можно растянуть по подразделениям фирмы, или даже по ассортименту. Конечно, для крупных фирм, чтобы не срывать цикл их постоянной работы, значительно лучше второе решение.

Тут могут возразить, что за счет «переброски» ценностей возникнут условия для сокрытия недостач. Однако при умелой организации контроля такие неблагоприятные факты вполне могут быть выявлены. И, наконец, законодатель фиксирует период инвентаризации, но не ее срок.

Итоги

Как и в любом деле, при инвентаризации решающее значение имеет заинтересованность в результате. Все группы лиц, имеющих отношение к ней, не очень любят, как говорили в старину, поднимать камни, под которыми спят змеи. Иными словами беда современной инвентаризации в том, что мало кто хочет знать правду и шуметь. Подлинные результаты администраторы слишком часто скрывают.

Источник: https://buh.ru/articles/documents/14169/

Инвентаризация имущества организации

Что такое инвентаризация и зачем её проводят?

Из этой статьи вы узнаете:

Проведение таких масштабных мероприятий требует много времени и ресурсов. Плановая инвентаризация имущества становится настоящей головной болью для руководителей и владельцев компаний. Мало того, что для этого нужно затратить максимум ресурсов – как кадровых, так и технических – так еще процесс часто затягивается с точки зрения времени.

Особенно тяжело приходится компаниям, которые не выработали четкой системы проведения инвентаризации имущества. Для них каждое такое мероприятие превращается в испытание и, что особенно обидно, не всегда приводит к тем результатам, ради которых и затевается.

В этой статье мы постараемся подробно рассмотреть порядок проведения и организацию учета (или инвентаризации) имущества.

Зачем нужна инвентаризация имущества?

Прежде всего, надо определиться с целью. Тогда можно будет объективно оценить результат.

Инвентаризация имущества нужна для того, чтобы сопоставить данные бухгалтерии и реальную ситуацию, касающуюся собственности компании. Сюда относится все имущество, которое в данный момент находится «на балансе» предприятия. Но инвентаризация – это не только проверка наличия. Это еще и:

  • Проверка имущества на соответствие ключевым параметрам качества. Например, для магазина – оценка продукции с точки зрения товарного вида.
  • При выявлении фактов хищения, обнаружения излишков или недостачи – поиск заинтересованных и виновных лиц с последующим применением санкций.
  • Отслеживание полного отражения активов компании.
  • Контроль условий хранения имущества. 

Виды инвентаризации

Ревизию имущества организации разделяют по видам на следующих основаниях:

По составу имущественного комплекса опись делится на:

По периодичности выполнения инвентаризация имущества бывает:

По виду проверки:

  • натуральной (подсчетом объектов);
  • документальной (сверка документации).

Цели и задачи проведения инвентаризация имущества

Необходимо регулярно учитывать все активы компании. Существует ряд причин, которые автоматически подразумевают проведение инвентаризации имущества:

  • перед подготовкой ежегодного бухгалтерского отчета;
  • если имущество компании планируют сдать в аренду;
  • при смене материально-ответственного лица;
  • если были выявлены факты краж, порчи имущества организации, мошенничества или злоупотребления;
  • перед существенным преобразованием организации;
  • в случаях, когда из-за стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций пострадало имущество компании.

Руководитель компании может принять решение о проведении инвентаризации имущества и в других случаях. При этом он сам определяет время, сроки и масштаб мероприятия – может быть проведена выборочная инвентаризация по каким-либо конкретным типам активов.

Порядок проведения инвентаризации, основные правила

Первым этапом самостоятельной инвентаризации имущества является формирование команды, ответственной за эту задачу. Обычно выбирают среди собственных сотрудников:

  • представителей администрации;
  • юридического отдела;
  • финансового отдела или бухгалтерии;
  • технического отдела.

Полный список участников инвентаризационной комиссии нужно утвердить соответствующим приказом. Также здесь должны быть указаны сроки проведения инвентаризации, тип имущества, которое нужно учесть в ходе проверки.

Комиссия берет на себя обязательства по контролю любых нарушений, которые могут иметь место в ходе проведения инвентаризации. Также отобранные сотрудники отслеживают любые ошибки, чтобы своевременно сообщить об этом председателю и принять меры по устранению неточностей.

Второй этап – предоставление комиссии всех документов, касающиеся последнего прихода и расхода. Также комиссии потребуются расписки от материально-ответственных лиц. Эти расписки надо предоставить непосредственно в день проведения инвентаризации имущества организации.

На третьем этапе приходит время заняться непосредственно инвентаризацией. Нужно определить количество всех ТМЦ, также в этот момент происходит проверка состояния и качества активов, а также условий хранения. Учету часто подлежать также ценности в виде документов – например, авторские права и другое имущество, не имеющие имущественно-материальной формы.

На четвертом этапе надо сравнить полученную инвентаризационную форму с данными бухгалтерского отчета. При этом комиссия занимается регулированием вопросов, связанных с возможными расхождениями.

На последнем этапе руководитель компании должен ознакомиться с отчетом, полученным в результате инвентаризации, а также принять решение о том, как поступить с найденными расхождениями между проведенным учетом и бухгалтерскими данными.

После этого готовые данные инвентаризации имущества необходимо отразить в бухгалтерском отчете.

Начало процесса. приказ о проведении инвентаризации

Проводить ревизию необходимо на основании поручения руководителя. Поручение издают в форме распоряжения, приказа, постановления, а также другого распорядительного акта. В поручении нужно указать: сроки, причины инвентаризационной описи, состав комиссии, проверяемое имущество. Документ регистрируют в книге контроля.

Комиссия по инвентаризации

В состав инвентаризационной комиссии могут входить:

  • административные сотрудники;
  • главный бухгалтер;
  • иные руководящие специалисты.

В комиссию запрещено брать материально-ответственных лиц (МОЛ). Согласно порядку, проведение ревизии невозможно при отсутствии хотя бы одного члена комиссии. В противно случае инвентаризация будет недействительна.

Если объем имущества для проверки большой, и нет возможности проверить его за раз, то помещение, где проходит ревизия опечатывают на время ухода комиссии. Согласно правилам, промежуточные итоги проведения инвентаризации фиксируют в ярлыках, которые на период перерыва проверки закрывают в сейфе.

Среди задач комиссии не только оценка состояния и наличия имущества. Комиссия вправе вносить предложения для улучшения контроля, хранения, приемки, отпуска материальных ценностей компании.

Что необходимо для проведения инвентаризации?

Прежде всего, это – сотрудники, которые и будут производить учет ТМЦ. В зависимости от специфики, они должны обладать определенными навыками – например, если придется взвешивать или передвигать объекты.

Для того чтобы упростить процесс и сократить срок проведения инвентаризации, можно позаботиться об автоматизации. Для этого применяют систему штрих-кодов – все имущество должно быть заранее промаркировано специальными ярлыками. Желательно, оставить на наклейке название товара или предмета, его номер или артикул – так можно будет его опознать и учесть, даже если штрих-код повредится.

Маркировка имущества может быть довольно долгим и трудозатратным процессом. Но она поможет максимально упростить и автоматизировать процесс инвентаризации – и в перспективе только сэкономит время.

Для того чтобы учесть промаркированные товары, потребуется приобрести оборудование для считывания штрих-кодов, а также специальное программное обеспечение для создания общей базы.

Таким образом, при проведении инвентаризации, специалисту нужно будет лишь сканировать наклейки на предметах имущества организации, а программа самостоятельно составит необходимые списки и предоставит данные в виде таблицы.

Какие формы документов используют при инвентаризации?

Чтобы зафиксировать результаты ревизии используют разные формы описей и актов, часто унифицированные:

  • ИНВ-1 (опись основных средств);
  • ИНВ-3 (опись товарно-материальных ценностей);
  • ИНВ-5 (опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение);
  • ИНВ-6 (акт для расчетов товарно-материальных ценностей, находящиеся в пути);
  • ИНВ-11 (акт для расходов будущих периодов);
  • ИНВ-15 (акт для наличных денежных средств).

Применять унифицированные документы не обязательно. Организация вправе разработать собственные формы для инвентаризационной описи. Но на практике унифицированные формы достаточно актуальны, так как в них есть все необходимые реквизиты и сведения.

Собственная или независимая инвентаризация имущества?

Проведение подобных мероприятий собственными силами требует существенных затрат ресурсов, и не только денежных.

Нужно либо нанимать команду в штат, либо отвлекать собственных сотрудников от их непосредственных обязанностей.

К тому же в этом случае сложно быть уверенным в правильности результата инвентаризации – именно среди собственных сотрудников могут быть лица, заинтересованные в том, чтобы скрыть недостачу.

Независимая инвентаризация выгодно отличается:

  • Инвентаризацию имущества организации проводят незаинтересованные лица, что гарантирует получение реальных учетных данных.
  • Независимая инвентаризация имущества не требует отвлечения работников.
  • Процесс может быть организован быстро, буквально за 1 ночь, и сразу по всем точкам, независимо от их локализации. Так можно избежать закрытия филиалов на учет.

Передача инвентаризации имущества на аутсорсинг стала прекрасным способом экономии ресурсов, а также получения достоверного и точного результата.

Оформление результатов инвентаризации

Процедура ревизии имущества и обязательств предприятия предусматривает составление следующих документов:

  • распоряжение руководства;
  • инвентаризационных описей, необходимых для внесения данных расчетов в процессе проведения процедуры. Опись заполняют в двух экземплярах (можно больше) по унифицированной форме или по форме, установленной в компании.

Если нужно внести правки, неверные данные зачеркивают и сверху вносят корректные. Правки оговаривают, а также обязательно подписывают все члены комиссии и материально-ответственный сотрудник. При внесении правок другим методом нужно либо скорректировать их вышеуказанным способом, либо переписать отчетность. В описи нельзя оставлять пустые графы (все пустые строки прочеркивают).

Опись после составления подписывают комиссия и МОЛ. Комиссия также должна написать в документе расписку, где сообщить о своем присутствии и отсутствии каких-либо претензий к описи.

Сличительные и итоговые ведомости

Результаты инвентаризации облекают в документальную форму. На их основе формируют:

  • сличительную ведомость – документ, где фиксируются расхождения между фактическим наличием активов организации и бухгалтерскими данными. Сличительную ведомость составляют в двух образцах по форме согласно методическим указаниям компании;
  • приказ руководителя компании о решение расхождений (если они есть). Приказ – основание для корректировки данных бухгалтерского учета.

Фактические расхождения отражают в бухгалтерской документации в периоде согласно дате проведения ревизии.

Если проводили годовую инвентаризацию, итоги отражают непосредственно в годовой бухгалтерской отчетности. При этом, если было выявлено устаревшее имущество, его списывают с учета.

Что делать, если выявлены ошибки при инвентаризации?

Если по результатам проверки МОЛ найдут ошибки в описях, необходимо до открытия склада сообщить об этом председателю комиссии.

Комиссия должна выполнить проверку фактов ошибок согласно нормам законодательства и, если они есть, исправить их. В описях нужно зачеркнуть некорректные данные, сверху которых написать корректную информацию.

Все члены комиссии и МОЛ должны поставить свои подписи в исправленных описях.

Инвентаризация имущества от leader team

Одной из главной составляющих любого успеха является опыт и стремление к лучшему результату без лишних затрат. Уже более 15 лет компания Leader Team проводит инвентаризацию имущества, ТМЦ разных типов, а также ценных бумаг, фондов и денежных средств.

Мы готовы предложить следующие условия проведения инвентаризации имущества:

  • Независимость от локализации объекта. Проведем одновременный учет имущества во всех филиалах по России – от Москвы до Владивостока.
  • Собственное ПО и техническое оснащение.
  • Соблюдение сроков, защита от фальсификации результатов инвентаризации.
  • Работаем даже со сложными и нестандартными заказами.
  • Сроки инвентаризации могут быть сокращены до 1 дня или 1 ночи.
  • Удобный формат и совместимость отчета с ERP-системами.

Для того чтобы узнать подробнее об условиях проведения инвентаризации в компании Leader Team, позвоните по телефону +7 (495) 258-37-27 или оставьте свой номер в специальной форме на сайте.

Источник: http://www.leaderteam.ru/inventarizaciya/inventarizaciya-imushchestva-organizacii

Инвентаризация – что это простыми словами (советы ревизора)

Что такое инвентаризация и зачем её проводят?

«К нам едет ревизор», — сказал когда-то Н.В. Гоголь в своем одноименном произведении. И все забегали, засуетились. И вправду, а вдруг что-то найдет? Обязательно найдет! Для того и проводятся ревизии и инвентаризации. Итак, инвентаризация – это, простыми словами, процесс пересчета определенного вида материальных ценностей.

Я – ревизор до мозга костей.

В этой статье вы узнаете, что есть инвентаризация по своей сути, как последовательно проводить инвентаризацию, что не упустить, и самое главное, — как сделать так, чтобы учетное количество ТМЦ сходилось с фактическим. И тогда точно никому не прилетит «по шапке»! А в самом конце я приведу вам ссылку, по которой вы сможете скачать все формы документов, необходимых для проведения инвентаризации.

Инвентаризация – это простыми словами

Долгих 10 лет я постоянно сталкивалась с инвентаризациями в своей работе. В основе, конечно, как проверяющий (ревизор). Это пересчет инструмента/инвентаря, оборудования, товара, денег, офисных принадлежностей и прочего-прочего. Данную статью я пишу именно с практической точки зрения, как если бы налоговый инспектор рассказал вам, как нужно подготовиться к его выездной проверке.

Цель инвентаризации – выявление фактов отклонения фактического наличия ТМЦ от их учетного количества. Фактическое количество – это то, которое сейчас по фату есть у вас в магазине, офисе, на производстве и т.д., то есть то, что вы будете считать.

Учетное количество – это то количество ТМЦ, которое было передано вам в хозяйственное ведение, которое отражено в бухгалтерском и/или управленческом учете. За каждую единицу которого вы несете ответственность как материально ответственное лицо.

Например, кладовщик ежедневно по документам принимает некое количество материала, он несет ответственность за все, что лежит на складе. Бухгалтерия отслеживает все движения материалов: приход, расход, списание. По итогам месяца (или иного периода) подбиваются учетные остатки, упрощенно это выглядит так:

Остаток начальный + Пришло – Ушло = Остаток конечный

Чаще всего, если на предприятии ведется учет, то учетные остатки просто распечатываются из программы. Эти остатки сверяются с теми, что имеются на складе по факту на текущий момент времени, например на утро 1 числа каждого месяца.

Аналогичная работа по сверке остатков может проводиться в магазине. Если в ведении продавца-кассира находятся также деньги, то считаются и они:

Товар (+деньги) на начало + Оприходовано товара (+выручка) – Продано товара (-инкассировано денег) = Товар (+ деньги) на конец

Как открыть свой магазин с нуля я пишу тут.

Почему инвентаризация на самом деле несет пользу как для сотрудников, так и для предприятия

В большинстве случаев, регулярные инвентаризации во всех подразделениях предприятия дают возможность своевременно выявлять факты злоупотребления и невнимательности, безответственного отношения сотрудников.

Недостачи обычно ложатся на плечи персонала, а вот излишки в зарплату не приходуются и недостачи не перекрывают. Излишек – это тоже плохо, он может говорить о пересортице или, попросту, о невнимательности ответственного лица.

В первую очередь, регулярность проведения реальных инвентаризаций (именно фактического пересчета!) дает возможность контролировать товарные и материальные остатки, что очень важно для самого предприятия.

Почему я заостряю ваше внимание на фактическом пересчете? Потому что знаю, что в 80-90% случаев, когда сверху спускается команда провести инвентаризацию, на самом деле это не делается.

Чаще всего, члены инвентаризационной комиссии даже не удосуживаются явиться в место проведения ревизии, а просто, не глядя, подписывают документы (инвентаризационную опись).

Очень плохо, скажу я вам, друзья. По факту это говорит о том, что каждый из сотрудников ходит на работу, чтобы просидеть свои штаны. И однажды, это может вылиться им в нехилую сумму денег. Придет вот такая как я, Дарья Васильевна, и пересчитает сама в ручную весь ваш товар. И тогда санкций не избежать.

С другой стороны, сидя на своем рабочем месте, смотрю я в эту инвентаризационную опись, делаю какие-то выводы, а информация-то — не реальная. А руководство на основе этих данных принимает важные финансово-хозяйственные решения. А потом откуда не возьмись убытки… все потому что информация экономисту поступила искаженная.

Конечно, я утрирую. Но, поверьте, в 90% случаев примерно так и происходит.

Почему персонал проводит инвентаризации «номинально»

И тут обратная ситуация. А почему люди не хотят считать реальные остатки? Я скажу вам.

  • Потому что они «химичат», возможно даже всей командой.
  • Потому что им некогда.

Если среди читающих данную статью есть руководители, я прошу вас задуматься – зачем вы наваливаете на своих подчиненных столько работы, что они не в состоянии ее выполнить.

Вы дерете с них три шкуры, а потом удивляетесь, почему у них на складе недостача.

Я согласна, есть и лентяи, и воры, но на что вам руководители среднего звена? Они должны отслеживать текущую ситуацию на местах, кому надо – давать «пенделя», кого нужно – увольнять.

Сделайте фотографию рабочего дня своих сотрудников. Если из 3 с половиной калеки, то как вы думаете, какие приоритеты они расставят? Принять товар, когда стоит 3 фуры или провести реальную инвентаризацию?

Не хватает кадров – нанимайте дополнительный персонал. А на инвентаризации выделите отдельного человека. И все будут довольны. Если вы считаете, что вы сэкономите деньги на зарплате ревизора, то вы ошибаетесь. Ревизор сэкономит вам столько денег, что вы и не представляете. И весь персонал всегда будет в тонусе.

Пишу все это и думаю, как хорошо иметь собственный блог, в котором можно высказать свою профессиональную точку зрения, быть может, хоть кто-то прислушается и сделает так, не как все. Мои слова – это боль, накопленная годами, десятилетним опытом.

Боль бесполезной работы, работы для вида, боль протирания штанов без какой-либо реальной пользы для предприятия. Это слова человека, которого никто никогда не хотел слушать. Потому что люди у нас не любят тех, кто хочет что-либо поменять, тем более в лучшую сторону.

Подробнее о работе экономиста можно прочитать тут. Что-то я отвлеклась.

5 секретов успешной инвентаризации: как провести пересчет ТМЦ быстро и не ошибиться

Как мы выяснили ранее, инвентаризация – это, простыми словами, пересчет. В зависимости от площади помещения, ассортимента товара, количества материала и прочих показателей инвентаризация может затянуться на часы, дни и даже недели. Чтобы этого не произошло нужно придерживаться строгих правил.

1. Вы и ваша команда должны быть морально готовы к рутинной и внимательной работе

Заранее проведите беседу с персоналом о том, каким образом будет производиться пересчет, за кем будет закреплена та или иная территория.

Разделите весь ассортимент на подгруппы, по каждой из них назначьте ответственных лиц. Обсудите возможность перекуров, обеда и прочих пауз, по возможности снизьте их до минимума. Чем быстрее посчитаете, тем лучше.

При этом к данной работе нужно отнестись со всей ответственностью.

2. Заранее подготовьте бланки документов для пересчета ТМЦ

Вы можете сразу воспользоваться данными из вашей учетной программы, а в соседнем столбце проставлять фактическое количество. Во-первых, весь ассортимент будет идти по алфавиту именно в том порядке, в котором он представлен в программе. Во-вторых, сразу можно сверять фактическое и учетное количество, и делать себе пометки, где, как и почему появились расхождения.

С другой стороны, наличие столбца с учетным количеством конечно отвлекает. Начнете тут же выяснять, кто прав, а кто виноват и процесс затянется.

Поэтому я рекомендую распечатывать инвентаризационный лист со всеми наименованиями ТМЦ из программы, но без учетного количества. Потом сведете все в программе и подпишите.

Главное не выкидывайте первоисточник (свою бумажульку), и сразу возьмите подписи ответственных лиц.

3. Если вы сами – добросовестный человек, не прикрывайте ни чью «пятую точку»

Если в процессе инвентаризации вы выявляете какие-либо недостачи не по вашей вине, не идите на поводу других сотрудников, не подписывайте фиктивные остатки! Вы, как член инвентаризационной комиссии, несете полную ответственность за реальные результаты инвентаризации. Вы готовы потом платить за чужие ошибки? Не думаю. Главное правило инвентаризации – фиксация реально существующих остатков.

4. Чтобы не ошибиться в количестве товара, материала и прочих ценностей – делайте двойной пересчет

Хорошо, если за вами будет идти человек и еще раз все перепроверять. Но, чаще всего, на это нет времени. Поэтому, просто будьте внимательны и пересчитывайте все на 2 раза.

5. Обязательно зафиксируйте результаты инвентаризации в бумажном виде

Вы должны понимать, что если фактическое количество ТМЦ не будет отражено на бумаге, то ваша работа прошла зря. Более подробно о документальном оформлении – в конце статьи.

Инструкция ревизора: 8 последовательных шагов при проведении инвентаризации

  1. Подготовка приказа о проведении инвентаризации, определение членов инвентаризационной комиссии. Ознакомление.
  2. Сбор документов: данные последней инвентаризации, документы по приходу, расходу товара, материалов, денег и проч. ТМЦ, которые подлежат пересчету.

  3. Подготовка инструментария для пересчета: весы, линейки, калькуляторы, ручки и проч. Может пригодиться фотоаппарат, например, для фиксации брака.
  4. Пересчет ТМЦ, составление своей черновой инвентаризационной описи каждым сотрудником, ответственным за определенный участок.

  5. Сведение остатков, формирование чистовой описи.
  6. Подведение итогов, выявление расхождений между реальным и учетным количеством.
  7. Подписание актов расхождений материально-ответственными лицами, сбор объяснительных, а также согласий на удержание сумм недостач из зарплаты сотрудников.

  8. Оприходование излишков,списание недостач, удержание компенсаций с виновных лиц в бухгалтерии.

Что делать с недостачами и излишками – советы эксперта

Порядок фиксации недостач и излишков должен быть закреплен учетной политикой предприятия. По хорошему, она должна быть на каждом предприятии. Но если вы ИП и не обязаны вести бухгалтерский учет, а об управленческом учете вы вообще слышите в первые – просто издайте приказ в котором опишите порядок учета недостач и излишков.

Какие возможны варианты? Недостачи чаще всего взыскиваются с виновных лиц. Излишки – закрепляются в доходы предприятия. Но бывает и по-другому.

Например, суммы недостачи до 150-200 рублей можно вообще не отражать в учете. Но это ваше право. Или зачитывать излишки в счет недостач (перекрывать недостачи излишками). Рекомендую в данном вопросе посоветоваться с вашим бухгалтером. В итоге все равно – решать вам.

Почему учетное количество ценностей не всегда должно быть равно фактическому

Как человек, который нередко ездил в командировки по разным торговым точкам и складам, могу сказать одно: когда я вижу идеальную инвентаризационную ведомость, в которой учетное количество ТМЦ равно фактическому, я не верю в реальность такой инвентаризации. Сколько не проводила ревизию сама, я всегда находила расхождения. Пусть даже незначительные, но они будут. Иначе на предприятии работают не люди, а роботы.

Тем более, если на вашем предприятии – широчайший ассортимент, большое количество оборудования и высокие выручки.

Сколько нарисованных инвентаризаций я повидала! Выявлялись миллионные убытки. Вскрывайте все коробки, упаковки. Иначе может получиться, что коробка есть, а внутри – пусто.

Вообще, мое личное мнение: если в результате инвентаризации отклонений не выявлено, то инвентаризации не было. 100-500 рублей, но должны быть отклонения. Такие расхождения я даже не вижу смысла учитывать и наказывать кого-либо. Но зато понятно, что учет товара ведется. Хотя бы как-то.

Сейчас я считаю товар и деньги уже в своих магазинах. Но каждый раз нахожу «косяки». И без этого никак – все мы люди, а людям свойственно не только ошибаться, но и воровать, и обманывать (конечно, не всем).

Документальное оформление инвентаризации

Начать нужно конечно с того, что лежит в основе проведения инвентаризации: смена МОЛ, определенная периодичность, переоценка ТМЦ и т.д. От этого и нужно отталкиваться при подготовке документов для ревизии.

В любом случае, без чего вам точно не обойтись – это:

По итогам инвентаризации также составляются акты недостач и излишков.

А сейчас я поделюсь с вами очень полезной ссылкой. Пройдя по ней, вы можете скачать все интересующие вас бланки документов для инвентаризации. Обращаю ваше внимание, что данные формы являются рекомендуемыми.

Бланки документов можно скачатьздесь. По данной ссылке можно скачать и другие полезные формы документов.

В этом видео вы ознакомитесь с технологией RFID, как одного из способов автоматизации учетных процессов.

Вот и все, что я хотела рассказать вам. Теперь вы знаете, инвентаризация – что это простыми словами. Если статья была для вас полезной, ставьте лайки и звезды!

И не забудьте скачать мою бесплатную книгу «Секреты успешного старта в бизнесе», обязательно пригодится!

Подписывайтесь на группу в контакте https://.com/servis_bizhelp.

Источник: https://bizhelp.su/inventarizaciya-eto-prostymi-slovami/

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.